Компания заказчик находилась в стадии взрывного роста, развивая сеть офисов по всей территории Российской Федерации. Чтобы выполнить свои обязательства по выплате заработной платы точно в срок, все данные по фактически отработанным часам, больничным, отпускам и прогулам должны были бы аккумулированы в бухгалтерии:

• не позднее 7 числа месяца для расчета и выплаты заработной платы за предыдущий месяц;
• не позднее 15 числа месяца для расчета и выплаты аванса за текущий месяц.

В связи с ростом количества сотрудников повысилась трудоемкость сбора и обработки данных, увеличилось количество ошибок и потерь данных, что привело к значительному увеличению расходов ресурсов компании на данный бизнес-процесс, как человеческих, так и денежных.

Сложности процессу планирования и сбора информации добавляло то, что сотрудники не были жестко привязаны к территориальным подразделениям, перемещаясь из одной точки города в другую.

Попытки оптимизации бизнес-процесса с помощью управленческих инструментов:

• усиление контроля за сроками на каждом этапе бизнес процесса;
• введение персональной ответственности;
• обучение и мотивация персонала;
• стандартизация отчетности;
• замена ключевых сотрудников,

значимых результатов не дали.

Основной задачей проекта было разработать систему, которая станет удобным инструментом для планирования работы (составление рабочих графиков) и инструментом для сбора данных по отработанному времени сотрудников (заполнение табелей).

В числе требований было указано, что интерфейс системы должен быть таким, чтобы даже низкоквалифицированные сотрудники могли легко разобраться в нем и научиться в течение одного дня самостоятельно:

• отмечать свои отработанные часы;
• получать информацию о графике своей работы.

Заказчик указал, что автоматизация процесса должна быть максимальной на всех этапах:

• внесение первичных данных в графики работы и табели со стороны розничного персонала;
• контроль графиков и табелей со стороны регионального руководства розницы;
• контроль, уточнение и подтверждение данных по отпускам, больничным и прогулам силами HR департамента компании;
• автоматическая загрузка данных в 1С для расчета заработной платы.

При этом дополнительная сложность состояла в том, что:

• являясь компанией федерального уровня компания-заказчик состояла из нескольких юридических лиц. В некоторых регионах было более одного юрлица. Специалисты розницы даже в течение одного рабочего дня могли работать в территориальных подразделениях, которые принадлежали двум разным юрлицам;
• в рознице была большая текучка кадров. Начисление зарплаты стажеров происходило по алгоритму, который отличался от расчета заработной платы штатного сотрудника. То есть отдельно система должна была контролировать в каком статусе сотрудник отработал проставленные часы.

То есть для того, чтобы корректно загрузить данные по отработанному времени в 1С нужно было регулярно получать из 1С актуальные данные по сотрудникам, контролировать принадлежность территориальных подразделений к тем или иным юрлицам.

Помимо прочего в рознице была огромная проблема с переработками. В связи с постоянной текучкой кадров, хаосом в системе планирования, некоторые сотрудники в сумме месяц отрабатывали более 250-280 часов. Поэтому одним важных инструментов стало введение жестких ограничений:

• сотрудника не могли поставить в график смены с превышением максимального числа часов в месяц;
• случаи, когда сотрудник отмечал в месяц более максимального числа фактически отработанных часов, отмечались программным обеспечением и информация об этом автоматически отправлялась ответственным сотрудникам из управления розницы и департамента HR.

Заказчик хотел, чтобы для получения доступа к новому приложению, сотрудники могли использовать учетные записи внутренней самописной ERP системы.

Программное обеспечение было реализовано в виде web-приложения, которое интегрировано с другими приложениями, используемыми компании заказчиком.

Результаты разработки и внедрения программного продукта для учета рабочего времени позволило:

• в 5 раз уменьшить количество сотрудников, которые непосредственно участвовали в процессе сбора и обработки данных табелей;
• повысить исполнительскую дисциплину линейных сотрудников розницы;
• уменьшить количество ошибок в десятки раз, что привело к оптимизации работы бухгалтеров, начисляющих зарплаты.

По подсчетам финансового департамента эффект от внедрения продукта в первые месяцы работы составил более полумиллиона рублей.

Впоследствии выяснилось, что внедрение продукта имело дополнительный эффект. Снижение нагрузки на рутинную работу привело к тому, что высвободился ресурс сотрудников для анализа и контроля получаемых данных. Программное обеспечение позволило выявить статистические аномалии на отдельных территориальных подразделениях и было обнаружено, что сотрудники уже долгое время вступают в сговор и проставляют в табели дополнительные часы, в которые они даже не появлялись в территориальных подразделениях, с целью получить не только большую заработную плату, но и компенсации за переработки.

Потери компании от сговора сотрудников в денежном эквиваленте оценены не были, но можно судить об их масштабах по косвенным признакам: руководство компании приняло решение о введение биометрического контроля в территориальных подразделениях и модернизации программы учета рабочего времени для автоматического формирования табелей на основе событий с биометрическими данными сотрудников компании.

Кроме этого, по инициативе заказчика приложение для учета рабочего времени было дополнено аналитическими модулями, которые автоматически фиксировали опоздания и прогулы, позволи агреггировать данные и другое.

• Python
• Django
• PostgreSQL
• Celery
• Selenium
• django-angular
• RESTful API
• oAuth
• Bootstrap

MVP версия:

• Команда проекта: 3 человека
• Срок реализации: 3 месяца
• Количество пользователей web-приложения: более 3000
• Количество внутренних подсистем: 4
• Количество интеграций: 3

Последующая поддержка и доработка продукта: 24 месяца

Команда поддержки и доработки: 5 человек

Покрытие автотестами: 80 процентов