В связи с большим бумажным и электронным документооборотом и требованиями законодательства по срокам хранения первичной бухгалтерской документации нашему клиенту понадобилось автоматизация процесса архивирования документов.
С этой целью было принято в архивах установить сканеры штрих-кодов, а на самих печатных документах размещать уникальные штрих-коды.
Таким образом, архивариусу оставалось только провести сканером штрихкодов по поступившему к нему документу, чтобы документ был зарегистрирован в архиве. Такая же процедура позволяла делать отметки о выдаче документа в пользование или его плановом уничтожении по истечении срока хранения.
Создать механизм автоматической генерации уникального штрих-кода для 17 типов печатных документов.
Штрих-код должен:
Изначально было принято решение использовать тип штрих-кода - Code-11, но вскоре заказчик расширил требования к набору хранящейся информации в штрих-коде, а так же стали поступать жалобы от архивариусов, что в определенной части офисов картриджи в принтерах изношены или пачкают бумагу, что затрудняет или делает невозможным распознавание штрих-кода.
Поэтому было принято решение перейти с штрих-кодов Code-11 на QR-коды.
Внедрение штрих и QR-кодов позволило не только выполнить задачу по архивированию документов, но и стало базой для внедрения новых функций: автоматическое распознавание электронных копий документов и повысило качество исполнительской дисциплины при работе с первичной документацией.
Практически полностью была устранена проблема, когда в бумажных архив приходили неполные комплекты документов, а в электронном архиве документы или отсутствовали полностью или были перепутаны.
